cara mengatasi masalah kearsipan

Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12)

Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).

Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.

Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management).

kenali dulu macam macam kearsipan
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.

C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam :
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali.
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan untuk sistem ini adalah- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)c.

Penanganan Bencana Kearsipan, Sebuah Pengalaman
Gempa bumi yang melanda pesisir utara pulau Sumatera yang mengakibatkan tsunami tanggal 26 Desember 2004 silam meninggalkan kesan mendalam bagi semua insan yang terlibat didalamnya. Negara-negara di sekitar Samudera Hindia menjadi korban termasuk lebih kurang dua ratus lima puluh ribu rakyat Aceh harus kehilangan nyawa serta harta benda yang tak terhitung nilainya.

Bencana tersebut membuka mata kita, betapa bangsa Indonesia hidup dalam pelukan bahaya yang sewaktu-waktu dapat mengancam. Bencana itu bisa gempa bumi, banjir, tsunami, tanah longsor bahkan kebakaran yang hampir setiap hari terjadi. Letak geografis Indonesia yang berada di Cincin Api Pasifik menyebabkan negara ini rentan terhadap gunung meletus. Indonesia adalah negara dengan jumlah gunung berapi aktif terbanyak di dunia. Rata-rata setiap tahun terdapat sebuah gunung berapi yang meletus di Indonesia.

PEMANFAATAN TEKNOLOGI KEARSIPAN DAN PERMASALAHANNYA
A. Peranan Arsip dalam Kehidupan Kebangsaan

Arsip merupakan memori kolektif yang memuat informasi mengenai pemerintahan dan pembangunan serta sebagian diantaranya merupakan bukti jati diri bangsa, warisan budaya dan simpul pemersatu bangsa. Arsip memiliki nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan instansi penciptanya, meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna fiscal/keuangan, dan nilai guna ilmiah dan teknologi . Nilai guna sekunder adalah didasarkan kegunaannya bagi kepentingan skala luas, meliputi nilai guna evidential (bukti keberadaan suatu organisasi), nilai guna informasional (kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan) dan nilai guna intrinsik (nilai yang melekat pada fisik arsip karena keunikan dll). (Keputusan Kepala ANRI no. 7 tahun 2001)

Arsip bernilai guna sekunder bersifat permanen sehingga tidak boleh dimusnahkan dan harus dilestarikan oleh instansi yang bersangkutan. Apabila arsip tersebut sudah tidak digunakan wajib diserahkan ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Dalam kehidupan kebangsaan, arsip statis/permanen berperan sebagai :

a. Pertanggungjawaban nasional ; menyangkut aspek makro yaitu sebagai bukti sejarah masing-masing instansi/lembaga pencipta arsip yaitu mengenai perannya secara interaktif dalam pelaksanaan fungsi masing-masing sebagai subsistem dalam manajemen nasional

b. Pelestarian budaya bangsa; mencakup pengertian bahwa arsip adalah rekaman informasi dalam suatu kurun waktu tertentu, yang mencerminkan puncak prestasi suatu instansi/lembaga pencipta arsip dan merupakan simbol prestasi budaya pada zamannya.


B. Perkembangan Teknologi Informasi dan Dampaknya di Bidang Kearsipan

Kebutuhan utama manusia sebagai makhluk sosial adalah komunikasi untuk berhubungan dengan sesamanya, dengan menciptakan sistem dan alat untuk saling berhubungan mulai dari menggambar di dinding gua, isyarat, huruf, tulisan, surat, sampai dengan telepon dan internet. Alat dan sistem komunikasi yang diciptakan manusia tersebut kemudian dikenal dengan Teknologi Informasi / IT. Tuntutan asas accessibility dalam pengelolaan arsip mendorong munculnya trend baru dalam pengelolaan arsip yaitu maraknya otomasi, komputerisasi atau digitalisasi arsip. Arsip konvensional (arsip kertas) dialih media ke media elektronik atau digital, selanjutnya fisik asli arsip dibumihanguskan.

Langkah ini dapat menghemat ruang baik untuk peralatan filing maupun tempat kertas yang dapat disusutkan menjadi 95% lebih sedikit, cepat ditemukan kembali dan mudah dalam pelayanan, cepat dan mudah diduplikasi. Dengan kode tertentu arsip dapat dipanggil di layar monitor atau dapat langsung memperoleh hardcopy melalui printer. (Gunarto, 1997:18).

sebelumnya